0101

Pravila pisanja elektronske pošte – kako početi i završiti mejl

Obraćanje

Šta

To je jednostavno napisana obraćanje osobi kojoj pišete elektronsku poštu.

Na primer:

Brajane,

Zašto

Kada koristite pozdrav, šaljete neku od sledećih poruka:

  • Možete komunicirati profesionalno, dakle – vi ste profesionalac
  • Možete izdvojiti vreme da se formalno obratite osobi kojoj pišete mejl ili da joj, drugim rečima, ukažete poštovanje, bez obzira na to da li je reč o nadređenom, vašem kolegi ili podređenom
  • Ako pišete mejl za više primalaca, treba da pojasnite ili potvrdite ko je glavni primalac, ukoliko postoji. Tako je, možete glavnog primaoca ubaciti u KOME (“TO”) polje, a ostale u CC, i ovaj jednostavni postupak služi da to jasnije predstavite
  • Pozdrav služi da započne komunikaciju kojom se sprečava da nepristojno uletite u nju. Na primer, da li biste, kada sretnete nekog na ulici, odmah pitali gde se nešto nalazi? Ili biste rekli: “Izvinite, gospodine” ili “Oprostite što smetam” i slično?

Kada

Jednostavno pravilo jeste da uvek koristite pozdrav u prvom mejlu prepiske.

Mora da postoji pozdrav u mejlu:

  • kada nepoznatom primaocu, kandidatu, kupcu, potencijalnom zaposlenom i slično pišete prvi put
  • kada pišete nekome drugi, treći ili n-ti put
  • kada pišete svom šefu, saradniku, kolegi
  • kada komunicirate preko socijalnih mreža. Ako ne koristite mejl, to nije izgovor da ne komunicirate profesionalno

Posle prvog mejla, u određenoj prepisci, niste više u obavezi da ponavljate pozdrav, iako se i dalje može koristiti, i ja bih često nastavio da to radim.

Imam jednostavnu metodu za postupanje sa mejlovima u kojima izostaje pozdrav. Ako stižu od nekog izvan moje kompanije, i ne od klijenta (ili nekog drugog s kim sam u obavezi da razgovaram), ignorišem ih. Ako dolazi iz moje kompanije, obratim se osobi koja ga je poslala i podsetim je kako treba da se komunicira elektronskom poštom.

Iz moje perspektive, retko se može naći mejl bez pozdrava koji sam ja napisao. Poslao sam na desetine, ako ne i na stotine hiljada mejlova i pretpostavljam da 99,9 odsto njih imaju pozdrav. Tu se nalaze i oni, u kojima je nekome namerno uskraćeno poštovanje, tako da nedostatak pozdrava ima svrhu.

Kako

Jednostavno pravilo: Ono što je prvo, to je i najbolje (odnosi se na “first name”)

U Americi, korišćenje imena, na primer, “Brajane”, bez reči “dragi” ispred njega, je poželjno.

Ne bih preporučio ni “gospodine” ili “gospođo” uz prezime. U svetu informacionih tehnologija takvo obraćanje je zastarelo.

Postoji šala – “gospodin (prezime)” je moj otac.

Osim toga, čak i ne znam koji je pravilan način da se obratite ženi, pošto to zavisi od toga da li je udata. Da li treba “gospođo” ili “gospođice”? Nemam predstavu o tome. Ovaj problem ćete izbeći tako što ćete koristiti samo njeno ime.

Da li je korišćenje samo imena suviše neformalno? Za mene nije, a bio sam u vojsci i držim se korespondecije sa punim poštovanjem.

Napomena: Niko više ne koristi reč “gospodine” (“Sir”) u Americi. Izvinite. Ako se nekome obratite sa “gospodine”, uklapate se u Englesku 19. veka, ali je ovde i sada to suviše formalno. Odmah ispravljam ljude koji mi se na poslu obrate sa “gospodine” i kažem im da ne moraju to da čine (što bih više i voleo). Jedna stara vojna šala glasi ovako: “Ne zovi me Sir, jer ja svoju platu teško zarađujem.“ Ipak prihvatam da postoje slučajevi, kao što su telefonski razgovori sa kupcima, gde je takvo obraćanje korisno i odgovarajuće.

Pozdrav

Šta

Jednostavna oproštajna poruka poput “sve najbolje”, “s poštovanjem”, “topli pozdrav” i slično na kraju vašeg mejla.

Zašto

Da li biste samo spustili telefonsku slušalicu, a da ne kažete “doviđenja” nekome? Naravno da ne biste. Izostavljanje pozdrava može da se shvati kao neprimereno i nepristojno.

Kada

Uvek u prvom mejlu prepiske. Izostavio bih ga u narednim mejlovima osim ako imate osećaj da će to biti poslednji mejl u prepisci.

Kako

  • S poštovanjem (“Sincerely”)
  • Sve najbolje (“Best”)
  • Pozdrav (“Regards”)
  • Srdačan pozdrav (“Best regards”, “Kind regards”)

Moj omiljeni pozdrav jeste “hvala”. S tim nikako ne možete da pogrešite, u većini slučajeva.

Tom,

Možeš li da mi kažeš novosti u vezi sa statusom sastanka?

Hvala,

Brajan

Napomena: Imati automatski potpis u mejlu nije pozdrav, niti je izgovor da ga ne upotrebite. Ali, ako ste lukavi i pametni, možete uklopiti pozdrav u svoj potpis, u slučaju da se perfektno uklapa u font vašeg mejla, tako da izgleda kao da ste kucali tekst. Video sam mnogo situacija u kojima su ljudi to pokušali, ali nisu uspeli, pa ako želite da to uradite, uradite kako treba ili svaki put kucajte iznova.

Zamerke

Od nekih ljudi čujem prigovore da je ovo nepotrebno i da se podrazumeva. Ne slažem se. Kada primetim nedostatak pozdrava, to shvatim kao znak nepoštovanja. Ako želite da rizikujete da izazovete takvu reakciju primaoca mejla, slobodno tako uradite i okušajte sreću. Ali vredno je delića sekunde više (vidi naredno).

Drugi prigovor koji čujem jeste da pisanje pozdrava oduzima mnogo vremena za kucanje. Moj uobičajen odgovor na to jeste – naučite da kucate brže. U eri znanja, zaposleni koji ne ume da kuca izuzetno brzo jednostavno nije opcija.

 

Originalni članak pročitajte ovde.

Tags: No tags
0

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *